Интерфейс базы заказов
Ниже показан пример открытой базы заказов. Интерфейс любой базы программы одинаков - слева находится окно папок, справа - документы в выбранной папке. Большое количество папок в базе заказов объясняется тем, что во-первых, в зависимости от папки, вы можете видеть статистику либо по всем оформленным заказам, либо, например, только по выполненным заказам и, во вторых, заказы могут быть упорядоченны по разному, например, по датам создания, либо по менеджерам и т.д. В зависимости от того, как настроены права пользователя, он может видеть все папки, либо только часть каких-то папок, либо, вообще, не иметь доступа к базе данных.
После установки программы, все папки может видеть только администратор системы, он же может настроить отображение папок для групп пользователей в соответсвие с пожеланиями руководителей и сотрудников фирмы.
Пояснения к рисунку
- кнопка для открытия других баз программы - не закрывая текущую базу, можно открыть любую другую базу программы - для этого служит эта кнопка, которая имеется в каждой базе программы, см. Открытие базы из окна текущей базы
- кнопка для личных настроек пользователя - эта кнопка есть только в базе заказов и предназначена для менеджеров, оформляющих заказы, позволяет сделать ряд настроек для оформления заказов и выписке счетов, см. Личные настройки в базе заказов
- название текущей базы - просто отображает название текущей открытой базы
- рабочее меню текущей папки - открывая любую папку в базе, вы можете видеть это меню, предназначенное для работы с выделенным заказом или несколькими отмеченными заказами; состав функций меню зависит от прав пользователя, см. Рабочее меню папки
- колонки текущей папки - у каждой папки в базе заказов может быть свой набор колонок, в целом, они одинаковы для каждой папки, но могут отличаться, в частности, первые колонки, отвечающие за категорию; пользователь может мышкой переставить колонки между собой, изменить ширину колонки в зависимости от того, какая информация его интересует больше, а также, в зависимости от ширины его экрана. Чтобы переставить колонку в другую позицию нажмите левой кнопкой мыши на заголовок колонки и, удерживая кнопку переместите заголовок в нужное место:
Чтобы изменить ширину колонки поднесите курсор мыши к правой границе колонки до появления специального значка. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая, переместите вправо или влево до необходимой ширины:
- кнопки, позволяющие свернуть/развернуть все заказы - кнопка с несколькими "плюсами" разворачивает все категории, кнопка "с минусами" сворачивает все категории, например, так, как на следующем рисунке: после нажатия кнопки все заказы "свернуты" по категории "год", и можно видеть только текущие итоги за год. Нажав на кнопку "с плюсами" вы снова увидите все заказы. Кнопки с одинарыми '+' и '-' делают то же самое, но только для одной текущей категории.
- кнопка глобального поиска в папке - см. Способы быстрого поиска информации
- индикатор изменения папки - это значок, показывающий, что какая-то информация в данной папке изменилась, например, другой пользователь изменил данные какого-то заказа или создал новый заказ. Чтобы отобразить эти изменения, надо нажать на этот значок левой кнопкой мыши - это называется "обновить папку". То же самое можно сделать нажав клавишу F9 или закрыть текущую папку и открыть ее снова. Время от времени делайте обновления открытой папки чтобы видеть актуальную информацию. В момент открытия папки вы всегда видите самую свежую информацию.
- значок раскрытой категории - категория - это поле в документе, по которому эти документы упорядочиваются. Например, категорией может служить год, месяц и день оформления заказа или фамилия менеджера или название клиента и т.д. Большое количество папок как раз и используются для того, чтобы одни и те же документы, в частности, заказы отобразить в разрезе различных категорий для удобства поиска и получения автоматической статистики. Треугольник рядом со значением как раз и обозначает, что это значение является категорией. Треугольник, направленный вниз "разворачивает" данные, треугольник, направленный вправо - "сворачивает" ее. Щелчком левой кнопкой мыши вы можете свернуть или развернуть данную категорию. См. также п.6 на этой странице.
- кнопка доп. сортировки - см. Способы быстрого поиска информации
- открытая папка - "подсвеченное" название папки говорит о том, что именно документы этой папки в данный момент находятся в правом окне - окне документов
- индикатор нового заказа - красная звездочка говорит вам о том, что этот документ для вас является новым или измененным (непрочитанным). Т.е., другой пользователь создал новый заказ и вы его еще не открывали, либо с момента последнего просмотра вами заказа в этом заказе изменилась какая-то информация. Вы можете пометить все документы в базе как прочитанные, см. рисунок ниже:
- строка с заказом - каждый заказ в папке отображается в виде строки, чтобы открыть бланк заказа, надо установить на нем курсор мыши, тогда он становиться выделенным и нажать клавишу Enter
- отмеченный заказ - если щелкнуть левой кнопкой мыши слева от заказа, то появляется "галочка", говорящая о том, что вы "отметили" данный заказ. Можно отметить сразу несколько заказов или все (нажав Ctrl-A). К отмеченным заказам можно применить какие-то действия, например, выполнить функцию из меню "Утилиты-Создать счет" - тогда в счет будут включены все отмеченные заказы.
- строка с выделенным заказом - заказ, на котором установлен курсор мыши. Чтобы открыть бланк заказа, в рабочем меню папки (вверху) нажмите кнопку Изменить (для редактирования), либо кнопку Просмотр (для просмотра заказа без изменения), либо нажмите клавишу Enter (для просмотра заказа без изменения), либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl-E (для редактирования).
- значки, отображающие состояние заказа - см. Что означают значки в базе заказов
- количество заказов в данной категории - цифра слева от значка категории означает количество документов (заказов) по данной категории в папке. В данном примере 21 апреля было оформлено 15 заказов общей площадью 102,75 кв. м. Цифра рядом с самой верхней категорией или внизу папки под чертой означает общее количество документов (заказов) в данной папке (в данном примере их 44)
- значок свернутой категории - см. п.9 на этой странице
- сумма площади печати - общая сумма всех документов в данной папке по данному полю. Суммируеммые поля в базе заказов это - сумма площади, заказа, оплачено и долг клиента. Могут быть и другие поля. Обратите внимание, что сумма зависит от того, в какой папке вы находитесь. Например, суммы площади печати в папках "В работе" и "Выполнены" определенно будут отличаться.
- окно папок базы Заказы - это окно, в котором отображаются все доступные данному пользователю папки. Количество доступных папок определяется правами пользователя в данной базе.
- окно документов-заказов - отображает список документов в данной папке. Количество отображаемых документов в папке не зависит от прав пользователя. Например, папку "По статусу-в работе-по датам заказа" видят все пользователи, имеющие доступ к базе заказов, и количество отображаемых документов не завист от того имеете ли вы права директора или оператора. Другое дело, что оператору, например, не видны папки "Все заказы", которые видны директору.
Вкратце назначение папок вы можете посмотреть на следующем рисунке
